ChatGPTで日常業務を自動化：メール・議事録・調査の5つの型

ChatGPTを「使う」と「使いこなす」の違いは、毎回ゼロから書くか、テンプレートで運用するかの差です。日常業務でよく使う5つの型を、コピペでそのまま使える形で提供します。

型 1：メール起案

[受け取り手] さん宛にメールを作成してください。

[状況・伝えたい内容]

要件：
- トーン：丁寧だが堅苦しくない
- 長さ：300字以内
- 伝えるべき事項を3点以内のリストで含める

出力：タイトルと本文を分けて、そのままコピペできる形で

営業のお礼メール、社内連絡、断りのメールなど、1日に数本のメールを5分で済ませられます。

型 2：議事録要約

以下の議事録トランスクリプトを読み、以下に整理してください。

1. 会議の目的（1行）
2. 出席者（代名詞可）
3. 決定事項
4. TODO（何を / 誰が / いつまでに）
5. 議論の点（賛否があったものを1点1ブロック）
6. 次回までに調べるべきこと

[トランスクリプト]

NottaやWhisperで文字起こしした内容をChatGPTに渡すと、「読まれる議事録」が30秒で完成します。

型 3：調査・リサーチ

[調べたいテーマ] について、以下の構成で調べて整理してください。

1. 現状（市場規模・主要プレイヤー・最新ニュース）
2. 主要な選択肢の比較表
3. 個人事業主視点での「使うべき / 避けるべき」判断ポイント
4. 一次情報のリンクを3つ以上

競合調査、ツール選定、業界動向のリサーチに使えます。出典が必要な場合はPerplexity ProやGemini Advancedの方が向いています。

型 4：見積書・提案書のドラフト

以下の案件詳細をもとに、提案書のドラフトを作成してください。

[案件詳細]

構成：
1. 課題の整理（顧客視点）
2. 解決策の提示
3. 期待効果（定量・定性）
4. スケジュール案
5. 概算見積（要素ごとの内訳）

注意：
- [予算上限] を超えない
- 専門用語は最小限、初見の意思決定者にも分かるレベルで

議事録から提案書ドラフトまで、所要時間は10〜15分。手で書けば2〜3時間の作業です。

型 5：チェックリスト・ToDo 抽出

以下の文章から、TODOのみを抽出してチェックリスト化してください。

各TODOに以下を含める：
- 何を（完了状態がチェックできる形で）
- 誰が（本人「私」とそれ以外を分ける）
- いつまでに（明示されていなければ「未定」と記載）

[入力テキスト]

長いメールスレッドや議事録の中から、自分のやるべきタスクだけを抽出できます。

型を「業務テンプレ」として保存する

これらの型は、毎回コピペするのではなく、ChatGPTのProjects機能やGPTsに保存しておくと一発で呼び出せます。チームで使うならNotionやSlackのテンプレ機能でもOKです。

次のステップ

• ChatGPT Projects機能の使いこなし
• 業務効率化プロンプト30選
• 議事録要約プロンプト ベスト

※ テンプレートはあくまで叩き台です。自分の業務に合わせて反復改良してください。